Ingrid JaJaaly

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Wie deine E-Mails nicht mehr im Spam landen

Ist es dir auch schon passiert, dass deine E-Mail im Spam gelandet sind? Wenn es dann auch noch der Newsletter ist, umso ärgerlicher. Das hat damit zu tun, dass deine E-Mails nicht zustellbar sind. Du kannst es dir so vorstellen, dass Briefe auch nicht ankommen, wenn kein Namensschild an deinem Briefkasten ist. Das Namensschild ist bei unserem Thema heute der Server.

Wir wollen heute an ein paar Schräubchen drehen, damit deine E-Mails nicht im Spam-Ordner landen. Kleiner Rat von mir: schau auch öfter in deinen Spam-Ordner. Jedes E-Mail-Postfach hat so einen Ordner und manchmal landen dort auch Mails, die eigentlich in den Eingangskorb sollten. 

Klären wir erst mal, wieso manche E-Mail im Spam-Ordner landen und andere nicht.

Der Server ist schuld?

Deine E-Mail werden über den Server deines Providers oder deines Freemail-Anbieters versendet. Wenn jemand dann über diesen Server viel Spam verschickt, dann gibt es "Minuspunkte", die leider auch auf deinen Versand ausstrahlen. Die Newsletter-Anbieter sind da ziemlich hinterher, dass so was nicht passiert. Jetzt steht aber die Frage, was kannst du tun?

Dein guter Ruf sorgt für weniger Spam

Deine Reputation bringen dir gute E-Mails. Dabei wird der Inhalt deiner E-Mail wahrgenommen, ob die Newsletter geöffnet werden oder ob sie eher im Spam landen. Ich gehe jetzt mal davon aus, dass du da kein Problem hast. Natürlich wird auch geschaut, ob du oft Begriffe verwendest, die Spam bedeuten können, dazu später mehr.

Wie ist deine Versand-Mail beim Newsletter?

Wenn du über eine Freemail-Adresse wie Gmail, web.de, t-online oder Gmx versendest, wirkt es nicht so professionell. Dadurch wirst du als ein schlechter Versender wahrgenommen. Im Normalfall nimmst du eine E-Mail mit deiner Domain (Website) im Namen. Das könnte dann wie bei mir folgende E-Mail sein:

news@ingrid-dankwart.de

Dabei solltest du als Name bitte auch keine Spam-Begriffe verwenden. Inzwischen kann man sehr viele unterschiedliche E-Mail-Adressen beim Provider deiner Website anlegen. Warum du mehr als eine Adresse haben solltest, kannst du hier lesen.

Bei vielen Newsletter-Anbietern ist es inzwischen gar nicht mehr möglich, dort als Absender Freemail-Adressen anzugeben. Auf den Punkt gebracht, wenn du einen Newsletter versenden willst, brauchst du eine Website. Nur dann hast du eine seriöse E-Mail-Adresse. 

Verwendest du Spam-Worte?

Ja, es gibt Worte, aufgrund dessen deine E-Mail im Spam landet. Bestimmt kennst du einige, aber nicht alle. Dabei ist es egal, ob die Wörter in der E-Mail-Betreffzeile oder im eigentlichen Nachrichtentext verwendet werden. Du kannst also davon ausgehen, dass E-Mail-Spam-Wörter einen negativen Einfluss auf die Öffnungsrate deiner E-Mails haben. Diese Wörter haben folgende Eigenschaften:

  • werblicher Charakter
  • unseriös
  • manipulativ
  • klingen zu gut, um wahr zu sein
  • sie vermitteln eine aufdringliche Dringlichkeit

Wenn du nur EIN solches Wort verwendest, wird deine E-Mail nicht sofort im Spam landen. Erst die übermäßige Verwendung von Spam-Wörtern, unsinnige Formatierung oder die Kombination mit der SCHRIFT IN GROßBUCHSTABEN oder unnötiger Verwendung etlicher Ausrufezeichen oder Fragezeichen deutet für den E-Mail-Server eindeutig auf Spam hin. Auch Worte wie kostenlos, super, Gewinnspiel können im Übermaß verwendet, ebenso zu Spam führen.

Werden deine E-Mails geöffnet?

Sollte es so sein, dass dein Newsletter nicht geöffnet wird oder sofort in den Papierkorb verschoben, dann hast du keinen so guten Ruf beim Newsletter-Anbieter. Gelegentlich solltest du deine Öffnungsraten anschauen. Mal kann es ja passieren, dass wegen einer uninteressanten Betreffzeile weniger Abonnenten deine E-Mail öffnen, aber es sollte nicht die Regel sein. Dann ist schon besser, sie melden sich gleich ab. 

Abmeldelink?

Hast du einen Abmeldelink im Newsletter. Leider bekomme ich immer wieder Newsletter, wo man den Abmeldelink suchen muss, weil er ganz hellgrau formatiert ist. Bei manchen Anbietern kommt man beim Abmelden auf eine Website, wo man separat die E-Mail noch mal eingeben muss. Das geht für mich gar nicht. Auch wenn es nicht erlaubt ist, einige Newsletter haben keinen Abmeldelink. Das sind dann meist automatisch verschickte Werbe-E-Mail, die ich nie abonniert habe. Der Anmeldelink muss sofort zur Abmeldung führen.

Die technischen Faktoren, um Spam zu vermeiden

Dein Newsletter-Anbieter ermöglicht dir, deine Absender-E-Mail zu authentifizieren und damit vertrauensvoll einzustufen. Auch das verbessert deine Zustellbarkeit und verhindert, dass du im Spam-Ordner landest.

Ab Februar 2024 führen E-Mail-Anbieter wie Gmail, t-online, Yahoo und web.de DKIM als Pflicht ein. Das gilt auch für E-Mail-Anbieter wie CleverReach, ActiveCampaign, Mailerlite oder andere Newsletter-Tools.

Bisher wird es von allen verlangt, die mehr als 5.000 Nachrichten täglich versenden. Trotzdem solltest du es vorausschauend bei deinem Newsletter-Anbieter anschauen. Bei mir ist es Mailerlite und sie haben mich bereits darauf hingewiesen. Nur gut, dass sie auch den Weg beschreiben. 

Diese komplizierten Vorgaben wie SPF, DKIM und DMARC

Kurz gesagt:

  • DKIM bestätigt die Authentizität von E-Mails
  • SPF prüft den erlaubten Absender
  • DMARC überwacht und bewertet DKIM und SPF

DKIM - Hat deine E-Mail einen Ausweis?

DKIM steht für DomainKeys Identified Mail und ist eine Authentifizierungsmethode für deine E-Mail. Du kannst es dir wie ein digitales Siegel vorstellen oder wie ein Ausweis, ohne den du nicht echt bist. Es ist so was wie Unversehrtheitsnachweis für deine E-Mails. Einrichten musst du es bei deinem Newsletter-Anbieter.

Für die Technikfreaks

  1. Melde dich bei deinem Newsletter-Tool an
  2. Gehe zu den Einstellungen und suche DKIM
  3. Lass den Schlüssel automatisch generieren
  4. Passe den DNS-Eintrag bei deinem Provider an
  5. Aktiviere DKIM und teste es mit einigen E-Mails aus

Eine Standard-Anleitung kann ich dir leider nicht geben, da es bei jedem Provider und bei jedem Newsletter-Anbieter anders ist. Da bleibt nur die Suche nach einer Hilfeseite beim Newsletter-Anbieter und beim Provider.

SPF - Der Türöffner prüft die Gästeliste

Das SPF bedeutet Sender Policy Framework und du kannst es dir wie eine Art Gästeliste für deine Versender vorstellen. Da steht jemand und schaut, ob du eingeladen bist. Das ist wichtig für dich, wenn du verschiedene Plattformen nutzt oder verschiedene Tools. Ein Beispiel, du benutzt ein Newsletter-Tool, einen Zahlungsanbieter und dein eigenes Postfach. Dann solltest du diese Websites zu den erlaubten Adressen hinzufügen.

DMARC - Der Polizist

Nun gibt es noch jemanden, der alles prüft und schaut, ob alles seine Richtigkeit hat. Das ist DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) und dieser Typ überwacht und bewertet DKIM und SPF.

1000 Fragen zum Thema?

Eine allgemeingültige Anleitung, wie oben schon gesagt, gibt es nicht. Hilfe kann dir vielleicht dein Webdesigner geben oder Hilfeseiten deines Newsletter-Tools. Ich kann dir hier auch den Jonas Tietgen von wp-ninjas empfehlen. Er ist da sehr fit. Hier kannst du seinen Support-Service buchen.

Keine Panik, verlangt wird es ja derzeit für alle, die mehr als 5000 Mail täglich versenden. Trotzdem beschäftige ich mich schon mal damit. 


Lesezeit 5 Minuten

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